隨著資訊科技的迅速發展，香港政府正積極調查和審查政府網站及社交媒體帳戶的檔案管理政策。今天，申訴專員趙慧賢宣布了一項新的主動調查，以探討政府如何處理其在互聯網上的資訊和檔案。
現今，互聯網和社交媒體在政府公共行政中的作用愈加重要。香港政府的「一站通」網站包含了超過 80 個政府決策局和部門的主要連結，並且政府機構不時設立專題網站以滿足不同的業務需求。
此外，約七成的政府機構已經在社交媒體上建立了帳戶，包括微博、Facebook、YouTube 和 Instagram。根據現行政府的檔案管理政策，政府在處理公務過程中開立或接收的檔案，不論其形式或媒體，都應該被妥善保存，以作為政策、決策、程序、職能、活動和業務的證據，並應適當地存放於相應的政府檔案保管系統內。
然而，初步調查顯示政府機構在管理其網站和社交媒體帳戶上的檔案時存在一些挑戰。此外，有市民投訴政府在網站和社交媒體上的資訊可能隨時間變更或因特定考慮而被修改或刪除，但市民對於政府提供的資訊仍感興趣或表示不滿。因此，在信息急速變化的情況下，政府機構如何更新網站和社交媒體上的資訊成為回應查詢或投訴的重要證據。
申訴專員趙慧賢強調，檔案對政府來說是寶貴的資源，有助於政府做出明智的決策，滿足運作和監管的需要。隨著資訊科技的普及，政府使用網站和社交媒體履行公共職能已經成為趨勢。如何妥善管理由此產生的大量電子檔案是政府在數碼時代所面臨的挑戰。
在調查中，申訴專員將關注政府檔案處的實際執行情況，檢查檔案處是否提供足夠和有效的指導和支持，並評估政府的試驗計劃和初步研究結果。同時，專員將參考其他地區的類似檔案管理工作。
資料來源：申訴專員公署
