[XF 專題] 線上會議最佳拍檔 免費?收費?功能‧增值比較

- 辛尼 - 2022-05-05 - visibility Views

序言

經過兩年多的疫情,相信大家無論是日常生活或工作上,都有不少的改變。以往大家都會經常到不同的地方與家人或客人親身見面,而近年大多已改為線上形式進行。若果以個人使用來說,無論是 Skype、Google Meet、ZOOM 又或者是 Microsoft Teams 都可以提供到相當好的體驗,但對於企業應用層面,相對上會有更高的要求,例如 ZOOM 和 Microsoft Teams 都會有推出功能和服務更全面的付費版本,對於企業來說又應該如何作出合適選擇?

 

免費版本功能有限

相信大家在電腦或手機內,都會有各種用作視像會議的程式,確實對於大部份用家來說,最基本的免費版就已經足夠日常使用,影片解像度都可達 1080p,亦能參與各種的會議或者是舉辦小型會議。以 ZOOM 和 Microsoft Teams 作一個比較,兩者的免費版本下,在舉辦會議時的參與人數上限均是 100 人,亦不能讓參加者以電話打入的方式參與會議。不過,Microsoft Teams 在會議時間可以提供 60 分鐘,相比 ZOOM 只有 40 分鐘就更有彈性。至於 1:1 會談方面,則以 ZOOM 可提供最長 30 小時更為優勝,相反 Microsoft Teams 的免費版本就只能提供 60 分鐘。另外,ZOOM 可以讓免費版的用家把會議錄製並儲存在本地位置,至於 Microsoft Teams 則並未在免費版支援該功能。因此,可以看到無論是 ZOOM 或 Microsoft Teams 的免費版本都會有不少的限制,尤其是對於建立會議的舉辦方,不少實用功能都在免費版下都不會提供。

 

設有不同收費版本

近年不少中小企其至是大型企業,都會將各種大型的會議或活動改為網上形式進行,他們對視像會議的功能和服務都會有更高要求,最基本就是要提升參與上限人數,若果同時可以有更多增值功能,例如是即時投票或翻譯的話,更可以增加與參加者之間的互動。無論是 ZOOM 或 Microsoft Teams 為滿足不同用家的需要,都設有不同的收費版本以供選擇,其中 ZOOM 主要分為「專業」和「商業」兩個版本,月費方面分別為 14.99 美元及 19.99 美元。Microsoft Teams 的收費版本則有三種,分別是「基本版」、「商務基本版」與及「商務標準版」,月費方面分別是 4 美元、6美元和 12.5 美元。

 

選擇合適的收費版本

若果單看月費的話,Microsoft Teams 整體來說都要比 ZOOM 便宜,當然最重要就是不同付費版下所能提供的功能及服務,是否足以滿足用家的實際需要。對於中小企或大企業要舉辦活動或講座的時候,會議時間都會超過 60 分鐘,因此付費版首先就要提供更長的會議時間。這個部份,無論是 ZOOM 或 Microsoft Teams 的所有付費版本,無論是多人或 1:1 會議都可提供最長 30 小時,至於參與人數上限,ZOOM 的「專業」版本人數上限維持 100 人,必需要選擇「商業」版本才能提升至 300 人,或者透過加購方案增加至最多 1000 人。相反,Microsoft Teams 只要選擇「基本版」或以上,即可讓最多 300 人參與,甚至是「商務基本版」或「商務標準版」在配搭 Large Meetings 方案更可把參與人數增加至最高 20000 人。

 

檔案同步/分享

當會議進行之際,少不免都會有檔案或者是重點想與其他人分享,ZOOM 和 Microsoft Teams 的各個版本都可以提供部份的分享功能,包括熒幕畫面分享與及白板功能等等,ZOOM 的免費和「專業」版在白板功能上就限制在最多 3 個,而 Microsoft Teams 則是無上限,這方面對於進行討論或 Brainstorming 時就會更方便。另外,Microsoft Teams 還可以讓參與者在會議過程中加入檔案附件功能,免費和「基本版」的用戶可上傳最大 2GB 的檔案,而「商務基本版」和「商務標準版」就更可提供每人 1TB 的檔案上限。Microsoft Teams 同時提供 OneDrive 儲存空間,就算是免費用戶都可獲得 5GB 空間,「基本版」則有 10GB,而「商務基本版」和「商務標準版」更有 1TB。

 

增值服務/功能

兩個平台在收費模式下都可以為用家帶來更多不同的服務和功能,例如雲端錄影功能,ZOOM 方面「專業」及「商業」計劃下,均可支援本地及每個用戶 1GB 的雲端儲存空間,但以 1GB 的空間來說其實是未必足夠。Microsoft Teams 方面,其實只要升級至「商務基本版」或「商務標準版」,除了支援本地錄製之外,更提供了 1TB 的雲端儲存空間,這方面比起 ZOOM 就更優勝。除此之外,ZOOM 的收費版還可以加入即時投票、社交平台串流、即時轉錄、REST API 及增加聯席主持人等的功能。ZOOM 的「商業」版本更額外提供例如 LTI 整合、雲端錄製聲音轉文字稿、語言口譯、SSO 以及託管網域等進階功能。

Microsoft Teams 方面,只要選擇「商務基本版」和「商務標準版」,更可以同時使用一系列 Office 應用程式和服務,當中包括網頁版和流動版 Outlook、Exchange、SharePoint、Word、Excel 及 PowerPoint, 「商務標準版」則額外提供電腦版 Office 應用程式並同時加入 Publisher 和 Access,為用家帶來更全面的配套支援。

 

總結

隨著大家仍需要留在家中或自己身處的國家地區工作,線上會議都仍然會是主要的溝通渠道。對於一般參與者來說,各種平台的免費版本都已經可以滿足需要,但對於要舉辦活動或講座的企業來說,就可以按實際的需要而選擇合適的付費版本。無論是 ZOOM 或者 Microsoft Teams,各種收費版本下都有加入不同的功能或服務,但經過簡單的比較之下,Microsoft Teams 的平均月費相對較便宜,在最便宜的「基本版」下都已經能讓 300 人參與,適合中小企舉辦活動或會議的需要。至於,Microsoft Teams 的「商務基本版」和「商務標準版」,更可以讓多達 20000 人同時參加,適合大企業舉辦跨國的大型活動。